NVDA 與 Word 追蹤修訂功能

整理：蔡煥麟

什麼是追蹤修訂？

Word 提供的追蹤修訂功能通常用於需要校稿的場合。比如說，作者寫完初稿之後，由其他人進行校訂。校定的程序類似這樣：

1. A 君寫好初稿，交給 B 校訂。
2. B 打開 Word 追蹤修訂模式，於是往後在文件中所做的任何修改，包括刪除文字、新增文字等等，Word 都會加上特殊標示。等到校訂完畢，把檔案傳送回 A 君。
3. A 君收到校訂版本之後，使用追蹤修訂功能來逐一查看哪些地方被修改、新增、或刪除。然後 A 可以決定是否接受這些修訂。換句話說，作者可以拒絕修訂，也可以接受修訂。

如果作者接受了修訂，那麼 Word 就會把該處的修訂標示去除。如果作者拒絕修訂，那麼該處修改就會還原成先前的內容，同時也把該處的修訂標示去除。如此逐一檢查修訂之處，作者便可以快速查看並確認所有的修改。

相關操作的按鍵

Word 追蹤修訂相關功能都可以在主選單的「校閱」裏面的「追蹤群組」和「變更群組」中找到。相關按鍵操作如下：

• 開啟或關閉追蹤修訂模式：Ctrl+Shift+E。另一個操作方法是按 Alt+R，然後按 M。每當進行校稿之前，請使用此按鍵來開啟追蹤修訂模式。一旦校稿作業完成，即可使用此按鍵來關閉追蹤修訂模式。
• 移動至上一個修訂：按 Alt+R，然後 F。
• 移動至下一個修訂：按 Alt+R，然後 H，然後數字 1。
• 接受修訂：游標移動至修訂的文字之後，開啟滑鼠右鍵選單（快顯功能表），然後選擇其中的接受修訂功能。或者，你也可以按 Alt+R，然後 A，然後數字 2，接著會進入一個子選單，裡面有多種選擇，包括：接受並移至下一個、接受此變更、接受所有變更、接受所有變更並停止追蹤。
• 拒絕修訂：游標移動至修訂的文字之後，開啟滑鼠右鍵選單（快顯功能表），，然後選擇其中的拒絕修訂功能。或者，你也可以按 Alt+R，然後 J，接著會進入一個子選單，裡面有多種選擇，包括：拒絕並移至下一個、拒絕此變更、拒絕所有變更、拒絕接受所有變更並停止追蹤。

使用 NVDA 來報讀文件時，NVDA 並不會提示目前游標所在的文字是否經過修訂。你可以用上面的移動至上一個和下一個修訂的操作來找到所有的修訂。

註解

除了追蹤修訂功能，Word 還有「註解」功能，也可以用於校稿的場合。跟追蹤修訂不同的是，註解純粹是在文件之外加入額外的文字，也就是完全不會動到本文。所以註解功能比較像是溫和的提供意見，或者對文件中的某處文字提出問題。

當游標移動至某處文字，而該文字有附帶加上註解時，NVDA 會報讀「有註解」。此時如果按 NVDA+Alt+C，則會讀出註解內容。當游標離開有附帶註解的文字區域時，NVDA 則會報讀「離開註解」。

備註：在我的 Windows 環境上，NVDA+Alt+C 沒有辦法報讀註解內容。我的作業系統是 Windows 11，Office 版本為 2021，NVDA 版本是 2022.2.2。

備註功能的相關按鍵：

• 插入一個註解：先把游標移動至想要插入註解的文字所在的位置，然後按 Ctrl+Alt+M。另一種操作方式為 Alt+R，C，然後數字 1。
• 移至下一個註解：Alt+R，然後 V。
• 移至上一個註解：Alt+R，然後 N。
• 移除註解：當游標所在位置的文字有附帶註解時，開啟滑鼠右鍵選單（快顯功能表），然後選擇其中的「刪除註解」或「解決註解」。
• 修改註解：當游標所在位置的文字有附帶註解時，開啟滑鼠右鍵選單（快顯功能表），然後選擇其中的「編輯註解」。

比對兩個 Word 文件

除了前面介紹的追蹤修訂和註解功能，Word 還有提供另一個功能，也可以用於校稿的場合：比較兩個檔案。操作方法是在 Word 中按 Alt+R，然後 M，你就會聽到 NVDA 報讀此時的選單功能名稱：比較文件的兩個版本。此時按 Enter，就會開啟一個對話窗，裡面會讓你挑選兩個檔案來做比較。

結語

總結一下，對於需要校稿、多人彼此校訂文件的場合，Word 裡面有三種功能可以協助：追蹤修訂、註解、比較兩個檔案的內容。三種功能的用途各有差異，可以根據自己實際的需要來選擇最合適的功能：

• 追蹤修訂是直接修改內文，然後 Word 會加上修改標記。
• 註解則完全不會動到內文，是一種比較溫和的提出修改意見的方式。
• 比較兩個檔案則是最溫和的作法，因為是兩份獨立的文件來比較。